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Introduction

Serge Minguy œuvre depuis plus de 3 décennies dans l’automobile et est propriétaire du groupe Auto Longueuil qui regroupe plusieurs entreprises : CarQuest, LubXpress, CarrXpert ainsi que les bannières Mazda, Nissan et Kia de Longueuil. Ses trois concessions génèrent plus de 2,200 livraisons de véhicules neufs et usagés par année. La problématique à laquelle il était confronté avant d’adhérer au programme de sous-traitance GEA était la gestion de son atelier d’esthétique au service de ses trois bannières.

Le problème, l'analyse et les solutions

Il y a à peine 15 mois, Serge Minguy devait régler presque quotidiennement des conflits entre les employés de ses concessions et faire l’arbitre. La dynamique de la relation avec ses employés le mettait dans une situation ou il gérait les plaintes de ses employés! Pour Serge, il s’agissait d’une éternelle « chicane de clôture » qui lui faisait perdre un temps précieux et qui avait un effet néfaste sur le moral de ses équipes « qui étaient dans une perpétuelle concurrence pour faire laver leurs véhicules avant les autres départements ». Serge décida donc de consulter Mario Dion de GEA qui fit une analyse complète de la situation et recommanda une série de solutions. Avant d’expliquer ces solutions, il est essentiel de bien comprendre la nature nuisible du problème: si les véhicules finissent toujours par être lavés, le fond du problème lui n’est jamais résolu. Un manque de rigueur opérationnelle et de communication entre les départements de la concession et les employés de la salle de lavage résulte en une gestion improvisée et chaotique. Ce problème peut sembler anodin, mais engendre des coûts invisibles et répétitifs en faisant perdre du temps chaque jour à tous les départements qui dépendent de l’esthétique. Il suffit de se poser la question «  combien de fois par jour nos employés appellent-ils au lavage pour savoir si leur véhicule est prêt ? ». Le simple fait d’être obligé d’appeler ne serait-ce qu’une seule fois devrait alerter le concessionnaire qu’il a un problème de gestion et qu’il perd de l’argent.

Politique 48/72 et horaire partagé

La première solution que Mario Dion a mis en place dans les 3 bannières de Serge Minguy fut de publier un horaire partagé sur le réseau informatique des 3 concessions et d’instaurer une politique 48/72 en allouant un délai de 48 heures pour la préparation d’un véhicule neuf et 72 heures pour un véhicule neuf nécessitant de la sous-traitance (par ex: vitres teintées). Cette politique 48/72 combinée à l’horaire partagé permet à tous les départements de réserver des plages de travail et d’anticiper avec précision la date et l’heure à laquelle le véhicule sera prêt. Après l’implantation de cette première solution, les conflits entre les employés de Serge Minguy ont cessés immédiatement.

La console GEA : la pierre angulaire du programme de gestion en sous-traitance

La seconde solution résulte de l’installation d’une console informatisée GEA dans l’atelier d’esthétique. La console distribue sur demande 10 produits liquides utilisés en esthétique (savon, dégraissant, shampoing, etc.). Tout en assurant une dilution parfaite avec de l’eau résultant en zéro gaspillage de produits, la console mesure l’utilisation faite par chaque employé des produits et gère également les inventaires de produits et accessoires non-liquides. Voici comment ça fonctionne : quand un employé a besoin d’un accessoire comme un chamois ou une pâte à polir, il prend l’article dans une armoire de stockage et à l’aide de son NIP, enregistre le code du produit sur le clavier de la console qui tient un inventaire accessible via le Web. Cela assure que le département d’esthétique n’est jamais en rupture de stocks et élimine le temps perdu à commander des produits. Une fois par mois, l’équipe de GEA fait une prise d’inventaire de tous les articles dans l’armoire et compare l’inventaire réel avec celui publié sur le Web et informe le responsable du département de toute différence entre les deux inventaires. La console GEA calcule également le temps des employés par bon de travail et le temps perdu entre deux bons de travail (lost-time). Le système GEA permet ainsi de comparer au fil des mois, la productivité collective et individuelle des techniciens. Le programme de sous-traitance GEA assure également la formation continue des techniciens. Pour Mario Dion « C’est toujours valorisant de voir un technicien qui était productif à 72% augmenter à 98 % en lui enseignant les meilleures méthodes de travail ».

Une ristourne de 10 à 50 % sur le profit NET d'exploitation

Contrairement aux autres entreprises qui font de la sous-traitance esthétique pour les concessionnaires, le programme de sous-traitance GEA verse une ristourne à la concession participante sur les profits d’exploitation du département d’esthétique. La ristourne varie de 10 à 50% du profit NET selon le volume annuel de bons de travail. La ristourne est versée trois fois l’an et permet au concessionnaire de mesurer la rentabilité de ce qui était jadis une dépense. Serge Minguy quant à lui, verse cette ristourne au prorata à ses départements qui reçoivent maintenant des chèques, alors qu’antérieurement, ils n’avaient que la dépense dans leur bilan. Les chèques de ristournes sont anticipés par les gérants qui peuvent utiliser l’argent selon leurs besoins du moment.

La synergie des solutions génère la richesse

Les profits versés au concessionnaire proviennent essentiellement de la synergie des solutions implantées: politique 48/72, horaire partagé sur le réseau informatique, élimination des appels improductifs au département de lavage, élimination de la concurrence entre les employés, maximisation de leur temps, contrôle des produits et gestion des stocks avec la console GEA, imputabilité de l’utilisation des produits aux employés, élimination du gaspillage et du vol d’accessoires, analyse en temps réel de la productivité des techniciens et enseignement des meilleures méthodes de travail.

La plus-value est redistribuée

Cette synergie de solutions résulte en une gestion hautement profitable dont la plus-value est redistribuée à la concession : Les gérants de départements reçoivent désormais une ristourne, ne sont plus en concurrence les uns envers les autres, ont plus de temps pour leurs clients et le concessionnaire n’a plus à s’occuper de la gestion du département d’esthétique. Au surplus, le moral des employés des départements est nettement meilleur et l’engagement des employés envers la concession est aussi renforcé.